Еще совсем недавно рекламные ролики, повествующие о сотрудниках компаний, загорающих под пальмами и благополучно ведущих свои бизнесы, казались неправдоподобными. Мы жалобно вздыхали («везет же некоторым») и искали отговорки в духе «как можно достойно зарабатывать, не просиживая штаны в офисе с утра до позднего вечера?».
А ведь можно, оказывается!
Сегодня идея удаленного офиса уже не кажется необычной. Более того, многие компании в мире уже приняли для себя стратегию «home based Office» в силу многих причин – тут и вопросы финансовой оптимизации офисных расходов, и индустриализация мегаполисов с многочасовыми транспортными пробками, в которых сотрудники компаний теряют самые продуктивные коммерческие идеи… Да и распределенная структура современного бизнеса, зачастую, требует доступа к корпоративным ресурсам вне стен офиса.
Теперь уже можно смело говорить - за свободой (выборе места работы, проживания, режима труда и пр.) и есть наше с вами будущее. И имя ему «Облачные вычисления» (англ. cloud computing) — информационно-технологическая концепция, подразумевающая обеспечение повсеместного и удобного сетевого/удаленного доступа по требованию к общему пулу конфигурируемых вычислительных ресурсов (даным, приложениям и сервисам), которые могут быть оперативно предоставлены и освобождены с минимальными эксплуатационными затратами.
Так что назрело время рассмотреть преимущества и кажущиеся недостатки удаленного / виртуального офиса. Итак….
Страхи работодателя: вместо упорного труда, сотрудники будут всеми силами увиливать от задач. Ведь чего хотят работники? Свободы, для решения собственных дел, домашнего комфорта, возможности любую свободную минуту потратить на благо себя и семьи.
Но погодите: если вы так волнуетесь и не доверяете своим подопечным, зачем они такие вам вообще? Вы же им не нянька. Да и отлынивать от работы можно и в офисе: посмотрите, кто судорожно начинает имитировать деятельность и сворачивать окна браузера, когда вы внезапно входите в кабинет?
Директор, главный бухгалтер и другие представители руководства компанией будут доказывать, что все данные фирмы – это коммерческая тайна, поэтому хранить их где-либо вне собственных серверов – огромная опасность. По их мнению, данные могут пропасть, достаться хакерам, конкурентам или государственным органам. Такое мнение –наследие устаревшего явления «всё свое ношу с собой».
При правильном выборе провайдера Облачных Технологий шансов потерять данные или скомпрометировать компанию намного меньше, чем если хранить их на внутренних серверах. Тысячи примеров успешного использования облаков для бизнеса показывают, что это надежно и безопасно. Ответственный провайдер обеспечивает комплекс мер, направленных на сохранность данных, – это и контроль оборудования с регулярной заменой износившихся элементов, и репликация на параллельно работающие носители, и возможность регулярно создавать и хранить резервные копии. Современные дата-центры предоставляют простые и удобные инструменты для быстрого восстановления данных, если произойдет форс-мажор и что-то будет повреждено или утрачено. В офисе же такая возможность есть не всегда, и банальный сбой может привести к серьезным последствиям для компании. Стоит также отметить, что региональная удаленность серверов облачного провайдера – это дополнительная защита данных от несанкционированного вмешательства третьих сторон…
Облако – это дорого. Такое мнение, зачастую, возникает без ознакомления с реальными предложениями, а только исходя из собственных представлений. Да еще и в дополнительные расходы относят необходимость покупки ПО, адаптированного для работы с облачными сервисами.
Совет – просто попробовать. На самом деле, это не так дорого. В первую очередь, из-за пластичности технологии. Вы выбираете и оплачиваете ровно такую конфигурацию, которая потребуется для комфортной работы, не переплачивая за ненужные опции, дополнительные мегагерцы и гигабайты. Отсутствуют какие-либо скрытые платежи, надбавки, процесс формирования стоимости облачных решений максимально прозрачен для конечного пользователя. Что касается программного обеспечения, то здесь нет явной необходимости в покупке полного комплекта новых программ – можно использовать собственное ПО, брать его в аренду или отдать предпочтение бесплатным программным комплексам, которых сегодня на рынке предостаточно.
Внедрение Облачных технологий – это сложно и долго, а простой в бизнесе негативно скажется на финансовых результатах. Еще и переучивания специалистов потребует!
Ну, не хотят некоторые «IT-специалисты» новшеств и убеждают в этом свой ТОП-менеджмент! На самом деле, в среднем, полная миграция всех приложений компании в облако занимает от пары часов до нескольких дней, при этом нет необходимости останавливать работу всей компании. Причем это включает оценку необходимых ресурсов, перенос нужных программ и данных и их настройку. Заниматься переносом можно самостоятельно, если вы уверены в своих силах, или же доверить это нашим специалистам. Квалифицированные инженеры за умеренную плату и в краткие сроки выполнят миграцию в облако всех необходимых приложений с гарантией того, что все пройдет успешно с первого раза. Причем, для пользователя работа с Облачными технологиями означает лишь то, что всё ПО и данные находятся не на локальном сервере, а на виртуальном, который расположен в удаленном дата-центре. Для менеджмента и рядовых сотрудников не меняется ничего – те же программные комплексы, то же окружение, потому ни о каком переучивании речи не идет. Конечно, штатному администратору желательно иметь представление о том, как работает облако и как с ним оптимально взаимодействовать, но на первых порах можно прибегать к помощи инженеров и службы поддержки провайдера.
Недобросовестный провайдер облачных услуг заблокирует доступ к данным, чтобы удержать клиента от перехода к другому поставщику, либо сам воспользуется информацией в своих корыстных целях.
Справедливо только в случае выбора провайдера, который не заботится о своей репутации (ее сложно заработать, а лишиться можно в один миг). Кроме того, нормальный поставщик услуг предложит подписать договор, в котором прописаны права доступа к данным, а также права и обязанности сторон. В самом деле, трудно представить, чтобы компания Microsof, облачными сервисами которой пользуются крупнейшие бизнесы в мире, решила присвоить ваши данные!
А что это за зверь такой – «удаленный офис»?
Поскольку удаленный офис – это один из вариантов использования облачных сервисов, именно на основе облака данная система и функционирует. Классическая модель виртуального офиса — это терминальный сервер в облаке со всем необходимым программным обеспечением (ПО), аккаунтами пользователей и другими необходимыми для работы данными, а также клиенты подключения (терминалы, тонкие клиенты, рабочие станции и т.д.).
Всё ПО на сервере – общего пользования. Это означает, что каждый сотрудник, имеющий соответствующий уровень доступа, может использовать нужную ему программу.
В принципе, программные комплексы на сервере удаленного офиса могут быть развернуты любые, чаще всего это бухгалтерское ПО (финансовый учет, банк-клиент etc.), CRM, системы управления задачами и проектами, электронный документооборот и другие системы.
Примеры использования удаленного офиса разными группами сотрудников
В зависимости от направления и специфики работы компании варианты использования виртуального офиса могут отличаться, мы же приведем наиболее популярные из них, которые подойдут большинству организаций.
Бухгалтерия. Далеко не в каждом современном офисе, особенно если компания небольшая, требуется присутствие на рабочем месте бухгалтера с 9 до 18 каждый день. Зачастую данный специалист появляется в офисе всего несколько раз в месяц –подготовить отчетность и начислить заработную плату сотрудникам. Так почему бы не предоставить бухгалтеру возможность решать эти вопросы удаленно? Для этого достаточно развернуть на сервере ПО для работы с отчетностью (например, 1С), а также программу для электронного документооборота (m.e.Doc и подобные). После предоставления доступа бухгалтер может решать все необходимые вопросы без посещения офиса.
Дизайнеры и другие «вольные художники». Это еще одна категория специалистов, которые очень часто работают удаленно. С помощью виртуального офиса их работу также можно оптимизировать. Конечно, разворачивать на сервере «тяжелые» графические программы не стоит – это нерациональная трата ресурсов, а вот организовать распределение задач, назначение ТЗ и обсуждение готовых работ и правок к ним – идея хорошая. Для этого понадобится лишь наладить работу приложений по управлению проектами и задачами в виртуальном офисе.
Удаленные подразделения и представители в регионах. Главной задачей является организовать работу всех сотрудников с единой информационной системой. Сейчас подобные задачи давно вышли за рамки привычной связки CRM + электронная почта. Совместный доступ к корпоративным документам, архивам, внутренней базе знаний – это небольшое дополнение задач, которые могут существенно расширяться в зависимости от профиля работы компании. Организация совместного для всех сотрудников рабочего пространства с централизованным управлением – это и есть виртуальный офис.
Это всего лишь несколько примеров использования виртуального офиса, в каждой компании могут быть и свои сценарии внедрения, учитывая огромные возможности, которые предоставляет такая модель организации рабочего процесса.
Основные преимущества виртуального офиса
Учитывая примеры использования удаленного офиса, можно выделить несколько главных преимуществ, которые получает компания при внедрении данного сервиса:
- удобная организация работы удаленных специалистов – бухгалтеров, дизайнеров, разработчиков. Они могут получать все преимущества работы в офисе (общая работа над документами, система управления задачами, доступ к базам данным и необходимому ПО), не покидая домашнего рабочего места;
- расширение возможностей для штатных специалистов – даже если специалист в командировке, благодаря удаленному офису он всегда в нужный момент может подключиться к работе, проконтролировать ситуацию или выполнить срочное задание;
- экономия финансов и времени – видеоконференции вместо реальных встреч и переговоров, обсуждение результатов работы и распределение задач удаленно, экономия на оборудовании – для доступа к терминальному серверу хватит самой примитивной конфигурации рабочей станции или тонкого клиента, ведь весь массив данных обрабатывается на стороне сервера;
- сохранность и конфиденциальность данных и ПО – всю важную информацию можно хранить на удаленном сервере (в том числе в дата-центре, расположенном в другой стране), четко распределяя уровни доступа между сотрудниками. Это обеспечит большую безопасность ваших данных от потерь, кражи и других непредвиденных ситуаций.
Возвращаясь к сказанному выше – «почему бы не попробовать самому?»
